Per 1 oktober veranderen de spelregels rondom het versturen van e-mailings. Er treedt dan binnen de telecomwet een algeheel verbod in werking voor SPAM (Self Promotional Advertising Message). Waar het eerder al voor particuliere adressen gold is nu ook vooraf toestemming nodig om naar zakelijke adressen te mailen.

De nieuwe wet op hoofdlijnen

Voor het versturen van mail naar alle adressen, dus ook uw bestaande waarheen u al gemaild heeft, moet u per 1 oktober vooraf toestemming hebben. Er moet daarbij bewust gekozen zijn voor het geven van toestemming voor het ontvangen van de door u verzonden mail. Het moet tevens duidelijk zijn, waarvoor er toestemming is gegeven. Let wel, het gaat hier niet om persoonlijke boodschappen.

Regels voor inschrijving

Een en ander stelt duidelijke regels rondom het inschrijven van ontvangers van mailings:

• er moet bewust voor gekozen worden en toestemming worden gegeven;
• er moet duidelijk zijn, waarvoor men kiest.

In de mailing

In de mailing die vervolgens verstuurd wordt, moeten de volgende zaken duidelijk zijn:

• de werkelijke identiteit van de afzender (naam, adres, woonplaats, KvK);
• mogelijkheden voor uitschrijving (opt-out);
• er moet worden aangegeven, waarom iemand een mailing ontvangt.

Uitzonderingen

U heeft geen toestemming nodig voor het mailen naar adressen wanneer u adressen verkregen heeft bij de verkoop van producten en diensten. U dient daarbij dan vermeld te hebben, dat u de gegevens gebruikt voor verzending van mailings. Voorwaarde hierbij is dat:

• er geen verzet is geboden bij het verkrijgen van de gegevens;
• de communicatie betrekking heeft op gelijksoortige producten en diensten.

Hoe toestemming te regelen?

De tijd, dat toestemming geregeld kon worden door een vooraf aangevinkt checkboxje aan te bieden is met deze nieuwe wet voorbij. Het is nu zaak gebruik te maken van een goede opt-in regeling bij het verzamelen van uw adressen. De bewijslast voor het aantonen van een inschrijving ligt namelijk bij de verzender van de mail. Dat kan door:

• Dubbel opt-in: de enige manier waarop u echt aannemelijk maakt dat een persoon die zich inschrijft ook daadwerkelijk die persoon is: ontvanger bevestigt in een formulier de inschrijving, krijgt een mail en moet via een link in die mail de omschrijving bevestigen.
• Confirmed opt-in: de ontvanger krijgt na inschrijving via een online formulier een mail met daarin de bevestiging van de inschrijving en de mogelijkheid zich weer uit te schrijven.
• Opt-in: de ontvanger schrijft zich online in, waarmee de gehele aanmeldprocedure afgehandeld is. Deze vorm wordt in het algemeen afgeraden, omdat de bewijsvoering voor bewuste inschrijving hierbij flinterdun is.

Het bestaande mailbestand

Voor uw bestaande bestand geldt de nieuwe wetgeving ook. Indien voor deze adressen geen aantoonbare toestemming is verkregen, plaatst dit u voor de volgende keuze:

• het alsnog verkrijgen van toestemming vóór 1 oktober 2009. U verliest daarmee echter waarschijnlijk een groot deel van de huidige adressen;
• het bestand saneren en opnieuw beginnen. De consequentie hiervan behoeft geen verdere toelichting;
• niets veranderen en gewoon doorgaan met het bestand. U zet zich hiermee wettelijk buitenspel en zult daarin zelf een afweging moeten maken. Factoren die daarin een rol spelen, bestaan uit de vraag hoe u de adressen tot nu toe vergaard hebt, hoe uw mailings tot nu toe ontvangen worden en of u een inschrijving aantoonbaar kunt maken in de rechtbank.

Bij het maken van een keuze moet u niet vergeten waarvoor deze wet nu bedoeld is.

Toezicht: Opta en spamklacht

Wat nu als u de regels aan de laars lapt? Het toezicht op de naleving van de wet wordt uitgevoerd door de OPTA (Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit). Onderdeel van het toezicht houden is de inzet van de website www.spamklacht.nl. Een site die informeert over wat u tegen spam kan doen en welke regels er gelden.

sancties

De Opta kan als sanctie maximaal een boete van 450.000 euro opleggen. Maar dan moet u het wel heel bont maken. Een voorbeeld daarvan is adverterenisgratis.nl. Ondanks een officiële waarschuwing in 2005 heeft dit bedrijf haar spamactiviteiten gewoon doorgezet. De privé persoon achter dit bedrijf ontvangt nu een boete van 250.000 euro. Bij het vaststellen van de boetehoogte heeft de OPTA de volgende feiten laten meewegen:

• De overtreding heeft bijna vier jaar en negen maanden geduurd;
• OPTA heeft in totaal 379 klachten ontvangen;
• Er zijn minimaal 21 miljoen berichten gestuurd;
• De consument heeft immateriële schade geleden, namelijk ergernis en verlies van vertrouwen in internet en e-mail.

De OPTA gaat dus niet over één nacht ijs en daarmee is duidelijk, waarvoor deze wet is bedoeld.

Neem contact op met Merijn Oude Vrielink wanneer u meer wilt weten over dit onderwerp.