Je komt ze steeds vaker tegen onderaan e-mailberichten, disclaimers. Een disclaimer wordt vaak automatisch door organisaties meegestuurd als onderschrift van een e-mail. De tekstlengte in de e-mail disclaimer varieert van een paar regels tot enkele tientallen regels. Het begrip disclaimer stamt af van het Engelse ‘to disclaim', wat vrijwaring betekent en is bedoeld als vrijwaring van aansprakelijkheid.

Rechtsgeldigheid

Disclaimers worden amper gelezen en bevatten vaak ook nog eens zinnen die zo algemeen zijn geformuleerd dat ze in principe altijd waar zijn. Juridisch gezien hebben ze daarom weinig tot geen waarde.

De rechtsgeldigheid van e-mail disclaimers valt dus te betwisten. Bovendien is een disclaimer alleen geldig als dat vooraf onderling is afgesproken. Bij e-mail is dit overduidelijk niet het geval, aangezien de disclaimer pas te lezen is na het openen van de e-mail.

Nut van Disclaimers

E-mail disclaimers raken steeds verder ingeburgerd omdat organisaties het toepassen ervan vaak klakkeloos van elkaar kopieren, zonder eerst een gedegen juridisch advies in te winnen over het eventuele nut van een e-mail disclaimer specifiek voor hun organisatie.

Het nut van e-mail disclaimers wordt dus vaak nogal overschat. Een e-mail onderschrift of link naar een informatiepagina kan daarentegen wel handig zijn om lezers op bepaalde zaken te wijzen. Bijvoorbeeld dat de bijlage virussen kan bevatten of een verzoek om abusievelijk verkregen e-mail te melden bij de desbetreffende organisatie.

E-mailcorrespondentie als onderdeel van uw Corporate Identity

Uw manier van communiceren moet aansluiten bij de identiteit van uw bedrijf. Dat geldt ook voor uw e-mails. Een passende, verzorgde e-mail afsluiter maakt daar onderdeel van uit. SOV helpt u hier graag mee. Neemt u gerust contact op met Merijn Oude Vrielink van onze afdeling interactief.

Voor meer informatie verwijzen wij u naar een aardig document, afkomstig van de Universiteit van Leuven, waarin dit onderwerp op een luchtige wijze wordt behandeld: Zin en onzin van e-mail disclaimers (PDF)